Hoe kan ik mailen vanuit WEM en vanuit mijn eigen server?

De vraag of onze applicaties ook (geautomatiseerd) e-mails kunnen versturen, is er één die met grote regelmaat voorbijkomt. Niet gek. E-mails zijn namelijk heilig. Oké, misschien niet heilig, maar we kunnen ook bijna niet meer zonder. Maarrrrrrrrr, hoe werkt dit binnen WEM? Read on, and learn more!

Mailen vanuit WEM
Standaard verstuur je e-mails vanuit WEM met behulp van de send email execute process node. Dit is een node die je in je flowcharts gebruikt en waarin je, eventueel met behulp van variabelen of database velden, het te verzenden bericht en onder andere de ontvanger, de afzender, het onderwerp en de bijlagen kunt bepalen.

Deze optie maakt standaard gebruik van de mailserver (SMTP-server) van WEM, wat het inrichten van (geautomatiseerd) e-mails verzenden in de applicatie erg eenvoudig maakt. Je sleept simpelweg deze node in je flowchart, vult de variabelen, en je bent good to go.

Nadelen hiervan zijn dat je afhankelijk bent van een derde partij en dat je hiermee geen mogelijkheid hebt om te zien welke e-mails verzonden en daadwerkelijk aangekomen zijn.

Mailen vanuit je eigen server
Je kunt er daarom ook voor kiezen om gebruik te maken van je eigen SMTP-server, bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Office365. Dit is in de instellingen van een WEM workspace eenvoudig in te richten en wanneer dit is gedaan, kun je de wederom de execute process node gebruiken zoals hierboven is beschreven.

Maak je gebruik van deze node, dan is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat e-mails vanuit de applicatie altijd vanuit één e-mail adres worden gestuurd. Als het om eenrichtingsverkeer gaat, wordt hiervoor vaak noreply@bedrijf.nl gebruikt, maar dit kan ook een actief beheerd e-mailadres zijn, zoals support@bedrijf.nl.

Antwoorden op deze emails komen standaard bij de afzender terecht, maar als dit zo’n onbeheerd e-mailadres als hierboven is, is het aan te raden gebruik te maken van de reply to variabele. Door de reply to te vullen, worden antwoorden op de e-mail niet verzonden naar het noreply e-mailadres, maar naar bijvoorbeeld janjansen@bedrijf.nl. Ook dit is per e-mail volledig variabel te maken.

Let op, diezelfde email wordt niet weergegeven in de verzonden items van Jan Jansen, maar komt gewoon terecht bij alle andere verzonden items van het ingestelde SMPT e-mailadres (de afzender).

Volledige Office365-integratie
Wanneer je wilt dat jouw WEM-applicatie en bijvoorbeeld Outlook volledig geïntegreerd zijn, moet er meer werk verricht worden. De mate hiervan is afhankelijk van de te gebruiken programma’s en servers. Outlook of Office365 integraties komen het vaakst voor, dus laten we eens kijken wat ervoor nodig is om een volledige integratie op te zetten.

Stap 1 is het opzetten van de benodigde communicatie en authenticatie. Een Office365-koppeling kan in WEM relatief eenvoudig worden opgezet en is nodig om met bijvoorbeeld single sign-on rechten te geven om vanuit WEM e-mails te versturen met je eigen e-mailadres. Het is immers niet wenselijk om voor het versturen van elke e-mail de gebruiker om een wachtwoord te vragen. Voor Office365/Outlook wordt hiervoor de Microsoft Graph API gebruikt.

Wanneer dit is gedaan, mogen we Outlook opdracht geven om e-mails, uitsluitend vanuit het e-mailadres waarmee is ingelogd, te sturen. We kunnen nu alleen niet meer gebruikmaken van de execute process node, en moeten voor elke actie die we Outlook willen laten uitvoeren een POST request aanmaken.

Willen we vervolgens informatie opvragen, zoals de informatie dat een e-mail niet is aangekomen (bounce) of nog niet is verzonden, moet ook hier GET request voor worden ontwikkeld in WEM.

Voor alleen het versturen en ontvangen van e-mails loont deze opzet zich waarschijnlijk niet, maar met een koppeling als deze kan ook direct funtionaliteit worden toegevoegd om andere Outlook-functionalteiten te raadplegen, zoals bijvoorbeeld het beheren van afspraken en agenda’s.

Je leest het al: de mogelijkheid om vanuit WEM verzonden e-mails in je eigen outbox te krijgen is er, maar weegt vaak niet op tegen het werk dat hiervoor verricht moet worden. In de meeste gevallen volstaat daarom het gebruik van WEM of een server naar keuze, en eventueel een datatabel met logging over door het systeem verzonden e-mails.

Resumé
Het verzenden van e-mails met WEM kun je eenvoudig out-of-the-box implementeren, maar hierbij ben je gebonden aan de standaarden die hiervoor zijn ingericht. Wil je meer flexibiliteit, dan biedt het platform hier alle handvaten voor, maar kost dit ook meer werk aan de ontwikkelkant.

Belangrijk blijft vooral dat je voor elk vraagstuk goed voor ogen hebt wat de beoogde oplossing gaat toevoegen, en dat de waarde voor de business groter is dan de hoeveelheid werk die nodig is om dit te bewerkstelligen.