Privacystatement van The DOC B.V.

The DOC B.V., gevestigd te 6002 EE aan het adres Schepenlaan 2 in Weert, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy statement.

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) kent een informatieplicht voor de verwerkingsverantwoordelijke. Betrokkenen moeten proactief informatie krijgen over welke persoonsgegevens de organisatie verwerkt en hoe zij hun privacy rechten kunnen uitoefenen. Graag leggen we in ons privacy statement uit welke gegevens we van u opslaan en wat we precies doen met de gegevens die u ons toevertrouwt. In ons privacy statement maken we onderscheid tussen (potentiële) kandidaten, medewerkers en (potentiële) klanten.

Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

1. Sollicitanten/werknemers/flexibele krachten
Wanneer u bij ons solliciteert, laat u persoonlijke gegevens bij ons achter. Graag leggen we uit wat we precies doen met de gegevens die u ons toevertrouwt.

Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens vanaf het moment dat u deelneemt aan ons wervingsproces, ingeleend wordt of in dienst treedt bij ons bedrijf.

Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden op twee manieren ontvangen:

  1. De persoonsgegevens die u als kandidaat/medewerker ons rechtstreeks verstrekt
  2. De persoonsgegevens die we van andere bronnen ontvangen (uitzendbureaus/UWV/etc.)

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken de verzamelde informatie voor verschillende HR-doeleinden, waaronder:

  1. Wervingsproces: Beoordelen van sollicitaties, interviewen van kandidaten en nemen vanaanwervingsbeslissingen
  2. Arbeidsrelatie: Beheer van arbeidscontracten, salarissen, prestatiebeoordelingen enloopbaanontwikkeling
  3. Bedrijfsbeheer: Planning, rapportage en naleving van arbeidswetgeving en -regelgeving
  4. Gezondheid en welzijn: Beheer van gezondheids- en veiligheidskwesties op het werk enarbeidsongeschiktheid

Welke gegevens verzamelen we?
Tijdens de selectieprocedure:

  1. Professionele informatie: CV, sollicitatiebrieven, referenties, kwalificaties
  2. Contactinformatie: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres

Bij indiensttreding worden de volgende aanvullende gegevens vastgelegd:

  1. Persoonlijke gegevens: BSN-nummer, geboortedatum- en plaats, nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat, kopie legitimatiebewijs
  2. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
  3. Gegevens gerelateerd aan verzuim, pensioen, salaris, ontwikkeling en personeelsregistratie

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?
Wij hanteren een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en nemen maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Gegevens worden opgeslagen met als enige doel het beoordelen van uw sollicitatie of om contact met u op te kunnen nemen zodra er een geschikte functie beschikbaar komt. Indien er sprake is van indiensttreding, delen wij uw persoonlijke gegevens alleen in overeenstemming met de geldende

wetgeving en de noodzakelijke zakelijke vereisten. Dit kan omvatten:

  • Delen binnen het bedrijf: Uw gegevens kunnen worden gedeeld met bevoegde medewerkers voorHR-doeleinden
  • Externe dienstverleners: Wij kunnen derde partijen inschakelen voor diensten zoals salarisadministratie, pensioen en medische diensten
  • Wettelijke verplichtingen: Wij kunnen gegevens delen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving en arbeidsregelgeving
  • Hoelang bewaren we uw gegevens?
    Komt u niet succesvol door onze selectieprocedure?Dan kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens na maximaal 4 weken na het einde van de procedure, verwijderd worden. De gegevens die mogelijk nog zijn opgeslagen in de back-up, worden maximaal 1 maand later verwijderd. Gegevens in onze back-up zijn niet toegankelijk voor onze medewerkers.Uw naam en reden van afwijzing blijven voor data-analyse doeleinden, bewaard.
    Hebben we momenteel geen geschikte vacatures voor u maar zijn we wel enthousiast over uw profiel? Dan bewaren we uw gegevens voor maximaal 1 jaar in onze database mits u hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.Na uitdiensttreding bewaren we enkel de gegevens die we wettelijk verplicht zijn te bewaren conform de wettelijke bewaartermijn.
  • Intrekken toestemming langer bewaren gegevens
    Heeft u toestemming gegeven voor het langer bewaren van uw gegevens in onze cv-database? Dan heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. U kunt dit doen door dit verzoek via e- mail aan ons door te geven. Stuur uw verzoek naar hr@thedoc.nl.
  • Opdrachtgevers/klanten/vertegenwoordigers van zakelijke relaties
    Wanneer u contact met ons opneemt voor zakelijke doeleinden, verzamelen we de volgende gegevens:
  1. Naam, vestigingsadres van organisatie
  2. Naam en functie van contactpersoon binnen de organisatie
  3. Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres) organisatie/contactpersoon

Gegevens van opdrachtgevers/klanten/vertegenwoordigers van zakelijke relaties gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

  1. Om een zakelijke relatie aan te gaan en te onderhouden
  2. Om opdrachten overeen te komen, op te stellen en uit te voeren
  3. Om te informeren over onze dienstverlening en opportuniteiten
  4. Om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving

3. Uw rechten
Iedere betrokkene heeft het recht om zich te beroepen op de volgende rechten:

– Recht op data portabiliteit
– Recht op vergetelheid
– Recht op inzage
– Recht op rectificatie en aanvulling.
– Recht op beperking van de verwerking
– Recht geautomatiseerde besluitvorming en profiling – Recht van bezwaar

Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u een inzageverzoek doen. Dat inzageverzoek kunt u mailen naar info@thedoc.nl. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen, aan te vullen of te laten verwijderen.

 

4. Technische informatie en cookies
De website van The DOC kan bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer. Het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat dat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geo locatie waar u zich bevindt. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.The DOC maakt gebruik van cookies en web statistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze Cookieverklaring.

5. Rechtsgrondslag
Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens: De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

  1. Toestemming: Voor bepaalde verwerkingsactiviteiten vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voordat wij uw persoonsgegevens verwerken. U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Voorbeelden hiervan zijn Nieuwsbriefabonnement, Direct marketing, Gebruik van cookies, Gebruik van foto’s en video’s of Deelname aan een enquête of marktonderzoek.
  2. Uitvoering van een overeenkomst: De rechtsgrondslag “Uitvoering van een overeenkomst” houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een contractuele relatie tussen de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt) en de betrokkene (de persoon van wie de gegevens worden verwerkt). Deze rechtsgrondslag is van toepassing wanneer het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens essentieel is om de verplichtingen van het contract na te komen of om stappen te ondernemen op verzoek van de betrokkene voordat het contract wordt gesloten.
  3. Uitvoering van arbeidsovereenkomst: De rechtsgrondslag “Uitvoering van een arbeidsovereenkomst” houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke (de werkgever) en de betrokkene (de werknemer). Dit betekent dat de verwerking van persoonsgegevens essentieel is om de verplichtingen na te komen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst en om de werknemer in dienst te nemen en te beheren. In het kader van het ter beschikking stellen van personeel (detachering) aan onze opdrachtgevers, verwerken wij persoonsgegevens van onze medewerkers. De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op de rechtsgrondslag ‘uitvoering van een arbeidsovereenkomst’, zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving op gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het doel van het verzamelen en verwerken van deze persoonsgegevens is om te zorgen voor een effectieve plaatsing van onze medewerkers bij onze opdrachtgevers en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever. Deze gegevens kunnen ook worden gedeeld met onze opdrachtgevers in overeenstemming met onze contractuele verplichtingen en om te voldoen aan de voorwaarden van de terbeschikkingstelling (detachering). Enkele aanvullende voorbeelden zijn Salarisadministratie, Personeelsadministratie, Arbeidsvoorwaarden, Personeelsontwikkeling en Veiligheid en gezondheid op werk.
  4. Wettelijke verplichting: De rechtsgrondslag “Wettelijke verplichting” houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt) is onderworpen. Dit betekent dat de verwerking van persoonsgegevens moet worden uitgevoerd om te voldoen aan specifieke wet- en regelgeving die van toepassing is op de verwerkingsverantwoordelijke en de aard van de verwerking. Enkele voorbeelden zijn Fiscale verplichtingen, Arbeidswetgeving, Archiverings- en bewaarplicht.
  5. Gerechtvaardigd belang: De rechtsgrondslag “Gerechtvaardigd belang” houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd is op basis van de legitieme belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde partij. Het betekent dat de verwerkingsverantwoordelijke een redelijk belang heeft bij de verwerking van de persoonsgegevens, waarbij de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen. Enkele voorbeelden zijn Direct marketing, Beveiliging en fraudepreventie, Interne administratie en bedrijfsvoering en Analyse en verbetering van diensten.

 

6. Slotbepaling
The DOC hecht veel waarde aan uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken. Deze privacyverklaring heeft tot doel u te informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen, en over uw rechten met betrekking tot uw gegevens.Als verwerkingsverantwoordelijke nemen we onze verantwoordelijkheid voor de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en zullen we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden behandeld en dat uw privacy wordt gerespecteerd. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Onze toewijding aan uw privacy is een doorlopend proces, en we kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd bijwerken om te voldoen aan veranderende wettelijke vereisten of bedrijfspraktijken. We raden u aan om deze verklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen.

Beveiliging
The DOC doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevens bewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is The DOC met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door The DOC, dan kun u per e-mail contact met ons opnemen via info@thedoc.nl. Telefonisch zijn wij te bereiken via telefoonnummer +31 (0)85 002 1831.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij dit direct te melden via het algemene telefoonnummer +31 (0)85 002 1831 of via info@thedoc.nl. Vermeld naam, contactgegevens en een omschrijving van de situatie.

Wijzigingen
The DOC kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy statement. Het meest actuele privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van The DOC. (www.thedoc.nl) Deze versie is opgesteld in augustus 2023.

Bedankt dat u de tijd heeft genomen om onze privacyverklaring te lezen. We hopen dat u zich nu beter geïnformeerd voelt over hoe we uw persoonsgegevens behandelen en dat u erop vertrouwt dat uw privacy bij ons in goede handen is.