Maatwerk is dood … Lang leve het maatwerk !!

Hoe wordt omgegaan met maatwerk t.o.v. standaard software ? 

Afgelopen jaren was er een duidelijke trend zichtbaar waarbij standaard software werd verkozen boven maatwerk ontwikkeling.

Is dit echter de juiste insteek ? 

In de organisaties waar wij als The DOC werkzaam zijn of werkzaamheden uitvoeren, hebben we afgelopen jaren een verschuiving gezien van, voorheen, maatwerk naar standaard software, voornamelijk gebaseerd op het idee dat standaard software diverse voordelen heeft boven maatwerk. Denk hierbij aan:

• Goedkoper;
• Verder doorontwikkeld en getest;
• Minder onderhoud nodig;
• Nieuwe versies mogelijk.

Hier staat tegenover dat van maatwerk vaak het idee bestaat dat het ontwikkelen langer duurt en daarmee kostbaar is waarbij het onderhoud en verdere ontwikkeling (mogelijk) bij de organisatie ligt waardoor dit tijd kost voor en kennis vereist binnen de betreffende organisatie.

Een belangrijke vraag die we echter vaak niet voorbij zien komen is of de standaard software aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie of dat de organisatie zich qua processen en activiteiten moet richten op de mogelijkheden van de standaard software ?

Een tweede belangrijke vraag zal ook zijn in hoeverre de leverancier van standaard software flexibel is of kan zijn in het aanbrengen van nieuwe functionaliteit of het uitbrengen van nieuwe versies, gericht op wensen van klanten. Veelal zal gelden dat wijzigingen, op verzoek van klanten, niet eenvoudig doorgevoerd en opgeleverd kunnen worden. Dit zal vaak gebeuren in 1 of 2 releases per jaar. In veel gevallen zal bij standaard software ook rekening dienen te worden gehouden met jaarlijkse onderhoud- en support kosten om van dergelijke updates gebruik te mogen maken.

Keuze

En toch … is standaard software dan de juiste keuze ???

Vanuit onze organisatie hebben we, op basis van praktijkervaring, als standpunt “het inzetten van de juiste oplossingen voor de juiste processen”.

Met andere woorden, indien er standaard software beschikbaar is in de markt die (zo goed als) volledig past binnen de werkwijze en structuur van een organisatie en daarbij de gewenste functionaliteit biedt, dan zou het een prima overweging kunnen zijn (nog los van prijs) om te kiezen voor standaard software.

Maar wat als de standaard software niet volledig aansluit ? Gaat men dan de werkwijze en processen aanpassen of toch niet ?

De trend die we het laatste jaar steeds meer zien is dat een hybride oplossing toegepast wordt in organisaties. Het uitgangspunt blijft vaak dat standaard software gekozen wordt maar dat er maatwerk naast kan bestaan waarbij maatwerk wordt toegepast in een situaties als:

• De standaard software niet volledig aansluit bij de werkwijze en processen en men deze ook niet wilt aanpassen aan de processen omdat anders het voordeel van standaard software verloren gaat;
• Er applicaties of oplossingen benodigd zijn met functionaliteit die complementair is aan de standaard software of zelfs ontbreekt in de standaard software;
• Flexibiliteit verwacht wordt van de software en/of software leverancier.

Een volgende stap betreft vervolgens vaak de integratie van verschillende applicaties en oplossingen wat in bijna alle gevallen maatwerk betekent.

Uitvoering en Onderhoud

Standaard software wordt geleverd en onderhouden door een leverancier waarbij de functionaliteit en kwaliteit van de standaard software gegarandeerd wordt door de leverancier. Maar in de praktijk blijkt ook standaard software lang niet altijd foutloos te zijn.

Maatwerk wordt ontwikkeld, geleverd en onderhouden binnen de organisatie zelf of door een externe partij die door de organisatie geselecteerd is.

De initiële implementatie en ingebruikname is één, updaten is vervolgens heel iets anders. Het uitvoeren van een update van standaard software brengt vaak de nodige issues met zich mee, zeker indien er aan de standaard software maatwerk aanpassingen zijn uitgevoerd. De update moet ook blijven werken met bestaande andere software (standaard of maatwerk)! Dit betekent dat een nieuwe versie altijd gevalideerd dient te worden tegen de andere aanwezige software.

Onderhoud en updates van maatwerk wordt vanuit de organisatie zelf geregeld wat extra inspanning binnen de organisatie vereist maar waarbij het onderhoud of de update wel weer ‘op maat’ uitgevoerd kan worden om afhankelijkheden tot een minimum te beperken.

Conclusie

Het komt niet vaak voor dat een standaard software oplossing een 100% match heeft op basis van functionaliteit, aansluiting op werkwijze en processen, etc. In veel gevallen komt men toch uit op een combinatie van standaard software met daarnaast maatwerk. Een 100% maatwerk oplossing zal veel meer aansluiten bij de verwachting maar heeft ook een grotere eigen verantwoordelijkheid binnen de organisatie tot gevolg.

Het advies is dan ook om beide oplossingsrichtingen niet uit te sluiten en hiervoor open te staan en daarbij vooral goed kijken naar welke oplossing waarvoor toegepast kan worden.

Kortom “het inzetten van de juiste oplossingen voor de juiste processen” blijft ook in de huidige tijd van toepassing.

Met een op maat toegesneden groet,

Guido Leduc