Fibrant
Van vrachtbrief naar inzicht.
Fibrant produceert sinds 1952 hoogwaardige producten zoals caprolactam, cyclohexanon en ammoniumsulfaat. Met diezelfde focus op kwaliteit en betrouwbaarheid zocht Fibrant naar een slimmere manier om ondersteunende processen te digitaliseren, zonder de complexiteit van bestaande systemen aan
te tasten.
In een technisch geavanceerde productieomgeving waren veel ondersteunende processen buiten de standaard IT-structuur om ingericht. Met Excel-lijsten, handmatige stappen en kennis die vooral in hoofden zat. Effectief, maar kwetsbaar.
De behoefte: een platform dat naadloos samenwerkt met bestaande systemen, maar ruimte biedt voor maatwerk. Voor alles wat niet past in SAP of andere standaardoplossingen. Denk aan prototyping, procesoptimalisatie en add-ons die snel waarde leveren.
Samen zijn we gestart met een tastbare use case klein, maar strategisch. Vanuit daar bouwen we stapsgewijs verder aan een toekomstbestendige digitale laag die samenwerking versnelt, inzicht vergroot en innovatie ruimte geeft.
Het resultaat: meer grip, minder risico, klaar voor innovatie.
De eerste stap: een pilot voor het verwerken van vrachtbrieven. Grondstoffen zoals zwavelzuur worden geleverd per trein, boot of truck. Voor elke levering komt een vrachtbrief binnen, die moet worden gematcht met de daadwerkelijke zending én als voorraad geboekt in SAP. Vroeger gebeurde dit volledig handmatig: met papieren vrachtbrieven, e-mails, Excel-bestanden en afstemming tussen meerdere afdelingen.
We ontwikkelden een model dat vrachtbrieven digitaal uitleest, de gegevens automatisch verwerkt en inzichtelijk maakt voor iedereen in het proces. Iemand op locatie vinkt af of een levering is gelost, en een controller ziet realtime of alles klopt, inclusief koppeling met SAP. Zo is het proces niet langer afhankelijk van één persoon, maar volledig inzichtelijk, overdraagbaar en schaalbaar. De eerste pilot leverde niet alleen functioneel resultaat op, maar zette ook de toon voor hoe Fibrant processen slimmer en effectiever wil organiseren. Door het verwerken van vrachtbrieven te digitaliseren is een administratief intensief proces omgevormd tot een transparante, gestroomlijnde workflow die direct tijd en moeite bespaart. Wat eerst handmatig gebeurde met papieren vrachtbrieven, overtypwerk en afstemming via e-mail, is nu een digitaal proces waarin alle stappen helder zijn. Vrachtbrieven worden automatisch uitgelezen, gegevens worden direct verwerkt en medewerkers kunnen eenvoudig digitaal bevestigen of een levering is gelost. Controllers hebben realtime inzicht en SAP wordt gevoed met de juiste informatie.De voordelen:
- Minder afhankelijkheid van individuen. Kennis zit niet langer in één hoofd, maar in een robuust proces.
- Meer transparantie. Iedereen die geautoriseerd is, kan 24/7 inzicht krijgen in de status van leveringen.
- Snellere doorlooptijd. Wat eerst veel tijd kostte aan afstemming en controle, verloopt nu automatisch.
- Betere procesdiscipline. Als een PO-nummer ontbreekt, wordt dit automatisch gesignaleerd en toegewezen aan de juiste afdeling. De verantwoordelijkheid ligt waar hij hoort.
- Toegenomen compliance en betrouwbaarheid. Geen losse Excels meer, maar een systeem dat werkt, registreert en meegroeit.
Intussen zijn er al twee vervolgprojecten gestart.
- Digitalisering van het CER-proces (Capital Expenditure Request). Investeringen worden voortaan aangevraagd, beoordeeld en goedgekeurd via een digitale workflow met automatische autorisaties. Resultaat: meer grip op budgetten en kortere doorlooptijden.
- Medewerkers dienen hun inkoopaanvraag in via een digitaal formulier dat gebruikmaakt van financiële SAP-masterdata. De aanvraag wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste accordeurs, die via een gecontroleerd goedkeuringsproces toestemming geven. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt direct een inkoopordernummer (PO-nummer) aangemaakt. Dit proces zorgt voor meer grip en inzicht in (indirecte) kosten.
Beide projecten komen voort uit dezelfde filosofie: processen digitaliseren waar dat écht waarde toevoegt. Niet om te vernieuwen om het vernieuwen, maar om slimmer, efficiënter en met meer grip te kunnen werken.
Samenwerking op z’n best.
De samenwerking tussen Fibrant en The DOC kenmerkt zich door een gedeelde mentaliteit: niet eindeloos praten, maar samen bouwen. We zijn geen leverancier, maar een partner, strategisch én uitvoerend. Betrokken vanaf de eerste use case, meedenkend bij iedere vervolgstap. De aanpak is bewust stapsgewijs: starten met een concrete use case, bewijzen dat het werkt, en dan doorgroeien.
Elke oplossing levert directe waarde op en versterkt tegelijkertijd het fundament voor de toekomst. Geen zware implementaties of dikke rapporten, maar pragmatische én strategische digitalisering die werkt én blijft werken.
Referentie.
“Dit platform geeft ons de ruimte om samen met de business snel successen te boeken,
zonder dat er schaduw-IT ontstaat.
– Remy Aussems, ICT & Security Architect, Fibrant